D’une manière générale, le déménagement d’une entreprise doit être mûrement réfléchi et argumenté. Un tel événement n’est pas sans conséquence sur l’activité. Il serait inconcevable de déménager sur un coup de tête. Néanmoins, certaines circonstances justifient le déménagement en urgence, dans ce cas, le chef d’entreprise a intérêt à bien gérer les opérations. Dans ce projet, le professionnel peut se faire accompagner par une société de déménagement spécialisée.
Déménagement d’entreprise en urgence : impliquer ses salariés
Qu’il s’agisse d’un déménagement en urgence ou non, la notification des salariés reste une étape essentielle du projet. Effectivement, les salariés sont autant concernés par cet événement que les dirigeants. Avec l’aide des ressources humaines, les dirigeants peuvent élaborer une stratégie de conduite visant à sensibiliser et intégrer les collaborateurs dans le déménagement. L’objectif est de préparer matériellement et psychologiquement ceux-ci afin qu’ils puissent porter eux-mêmes le projet. Il est également conseillé d’ouvrir une cellule au sein des ressources humaines pour répondre aux questionnements et aux réticences de certains.
L’entreprise doit tout mettre en œuvre pour rassurer ses salariés sur les éventuels impacts de ce changement d’adresse sur leurs habitudes. Cependant, en cas d’opposition, il sera nécessaire de consulter les termes des contrats de travail afin de prévoir la réaction appropriée.
Rechercher de nouveaux locaux en urgence
Il est impossible de déménager une entreprise en urgence sans avoir préalablement trouvé de nouveaux locaux. Contrairement à un déménagement de particulier, on ne peut pas stocker le matériel et les équipements professionnels dans un garde-meuble en attendant de signer un nouveau bail commercial. Gardez en tête que plus le déménagement prend du temps, plus l’activité va tourner au ralenti, voire ne pas tourner du tout. Or, toute cessation d’activité impacte considérablement la performance et peut se traduire par une perte d’exploitation. Il est impératif de disposer de nouveaux locaux prêts à aménager avant d’envisager un déménagement d’entreprise en urgence.
La recherche de nouveaux locaux peut s’avérer particulièrement difficile, en particulier dans les métropoles. De ce fait, il ne faut pas se contenter de faire appel à des agents immobiliers spécialisés. Trouvez également de l’aide auprès des plateformes en ligne dédiées dans la recherche de location de bureaux. La visite des potentiels nouveaux locaux est indispensable pour en étudier la composition et de s’assurer qu’ils conviennent bien aux besoins de l’entreprise.
Donner son préavis de bail commercial
Le bail commercial est un bail spécifique dont la résiliation n’est pas aussi simple que celle d’un bail d’habitation. Cela s’explique par le fait qu’il renferme des enjeux d’importance capitale tant pour le bailleur que pour le locataire. Pour éviter de payer des indemnités conséquentes, il convient de respecter le préavis légal du bail commercial. À la différence d’un bail classique dont le préavis est de 1 à 3 mois, celui d’un bail commercial est fixé à 6 mois. Dans le cadre d’un déménagement en urgence, il serait donc difficile de respecter ce délai à moins que son contrat prévoie un délai plus court. La première chose à faire est de revérifier les termes de son contrat pour en connaître les conditions de résiliation. Selon les contrats, le délai de préavis peut être plus court, mais il peut aussi rester de 6 mois avec possibilité de négocier dans certaines circonstances dont l’urgence. Il convient ainsi de contacter le plus rapidement possible son bailleur pour entamer les discussions.
Si la négociation ne porte pas ses fruits, l’entreprise sera tenue de régler les indemnités prévues en cas de résiliation anticipée.
Définir son budget
Aucune entreprise, quelle que soit sa taille, n’a pas de budget illimité pour réaliser un déménagement en urgence. La gestion des finances est un aspect très important au sein d’une entreprise, d’où la nécessité de mettre en place un budget. Le coût d’un déménagement d’entreprise englobe un certain nombre de dépenses et non seulement les frais de déménagement facturés par le déménageur. Il doit aussi inclure le coût générer par la recherche des nouveaux locaux et la signature d’un nouveau bail. Éventuellement, il intégrera aussi les frais relatifs à la résiliation du précédent bail. Le déménagement d’entreprise est donc susceptible de coûter cher. Toutefois, il existe différentes solutions permettant de compresser certaines dépenses.
Dresser un budget de déménagement en urgence n’est pas une mince affaire, car il faut savoir rester exhaustif afin d’éviter les mauvaises surprises. En se faisant accompagner par des professionnels du déménagement, le chef d’entreprise pourra déterminer facilement le budget relatif au déplacement.
Trouver la bonne société de déménagement d’entreprise
Un déménagement en urgence engendre un certain nombre de contraintes, et particulièrement lors de la recherche de la meilleure société de déménagement. En effet, dans ces conditions, l’entreprise devra s’attendre à ce qu’il n’y ait pas autant de choix que prévu sur le marché. Avec des carnets de commandes remplis, les professionnels sont rarement libres pour des interventions en urgence. Les entreprises disponibles risquent également de facturer la prestation à un tarif élevé.
Le choix de la bonne société de déménagement doit toujours se faire sur la base de la qualité de ses offres. En effectuant une demande de devis, demandez à ce que les tâches prises en charge soient précisées expressément dans le document. Normalement, il doit inclure la mise sous cartons, le démontage et le remontage du mobilier, la prise en charge du parc informatique, les demandes d’autorisations de stationnement et l’assurance déménagement.
Économiser sur le coût de son déménagement : c’est possible !
Quelle que soit la taille de l’entreprise, un déménagement génère des dépenses importantes. Entre les diverses indemnités, les pas de porte et les frais de déménagement, il peut s’avérer difficile de respecter le budget déjà établi. Avant de conclure un contrat de déménagement avec un professionnel, il est conseillé de réfléchir sur l’organisation des opérations. Afin de réduire les coûts, il serait judicieux de réaliser certaines tâches en interne. L’empaquetage des affaires sera par exemple attribué aux employés eux-mêmes. Mais avant cela, il convient de faire un tri pour réduire au maximum le volume à déménager. Comparer plusieurs devis de déménageurs est aussi un excellent moyen de réduire la facture finale.